Privaatsuspoliitika

1. Vastutav töötleja ja kontaktandmed

Isikuandmete vastutav töötleja on:

Virtex OÜ
Registrikood: 11448057
KMKR: EE101204035
Aadress: Joa tn 2/1, 10127 Tallinn, Eesti
E-post: info@virtex.ee
Telefon: +372 5650 3497

Andmekaitseküsimuste kontaktisik on Kirill Jermilov. Küsimuste ja oma õiguste kasutamise taotlustega palume pöörduda aadressil info@virtex.ee.

2. Milliseid isikuandmeid töötleme

Töötleme isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik päringute lahendamiseks, teenuste osutamiseks, koostöö korraldamiseks ja õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks.

Sõltuvalt suhtluse ja teenuse sisust võime töödelda järgmisi andmeid:

• Kontakt- ja esindusandmed: nimi, e-posti aadress, telefoninumber, ettevõtte nimi, ametikoht või roll projektis ning vajaduse korral esindusõigusega seotud andmed.
• Hinnapäringu andmed: objekti nimi ja aadress, hoone tüüp ja pindala, projekti staadium, vajalikud süsteemid, soovitud ajagraafik ning muu pakkumise koostamiseks edastatud teave.
• Lähteandmed ja projektidokumentatsioon: arhitektuurijoonistes, lähteülesannetes, tehnilistes tingimustes, kooskõlastustes ja muudes projektidokumentides sisalduvad isikuandmed.
• Suhtluse andmed: e-kirjade sisu, suhtluse käigus edastatud teave ning projekti ja koostööga seotud kokkulepped.
• Lepingu- ja arveldusandmed: lepingupoole ja tema esindajate andmed, lepingulised kokkulepped ning arvete ja maksetega seotud teave.
• Veebilehe kasutamise andmed: veebilehe toimimise ja turvalisuse tagamiseks töödeldakse veebiserveri tehnilisi logisid, mis võivad sisaldada IP-aadressi, päringu aega, külastatud lehe aadressi ning brauseri andmeid. Me ei kasuta analüütika- ega turundusjälgimist.

Projekti tehnilist teavet käsitleme isikuandmetena üksnes ulatuses, milles see on seotud tuvastatud või tuvastatava füüsilise isikuga.

Me ei küsi eriliigilisi isikuandmeid, näiteks terviseandmeid. Palume päringutes ja dokumentides mitte edastada teenuse osutamiseks mittevajalikke isikuandmeid.

Andmete allikad ja esitamise vajalikkus

Saame isikuandmeid sinult endalt, meievahelise suhtluse käigus ning vajaduse korral tellijalt või teistelt projektiosalistelt, kes edastavad koostööks vajalikke kontaktandmeid või projektidokumente. Tehnilised logiandmed tekivad veebilehe kasutamisel.

Veebilehel ei ole päringu- ega kontaktivormi. Päringuid ja materjale saad meile edastada e-posti teel või muul kokkulepitud viisil.

Hinnapakkumise koostamiseks ja teenuse osutamiseks vajame piisavaid lähteandmeid ning võimalust sinuga ühendust võtta. Kui vajalikud andmed puuduvad, ei pruugi meil olla võimalik pakkumist koostada, lepingut sõlmida või teenust osutada. Muude, eesmärgi saavutamiseks mittevajalike andmete esitamine ei ole nõutav.

3. Töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

Töötleme isikuandmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega (GDPR).

Meie õigustatud huvid on korraldada kliendi- ja koostöösuhteid, tagada suhtluse järjepidevus, dokumenteerida olulisi kokkuleppeid, kaitsta veebilehte ja infosüsteeme ning esitada ja kaitsta õigusnõudeid.

Õigustatud huvile tuginemisel hindame töötlemise vajalikkust ning mõju inimese õigustele ja huvidele. Piirame töötlemise selle eesmärgi saavutamiseks vajalike andmetega.

Kui mõne täiendava toimingu jaoks on vaja sinu nõusolekut, küsime seda eraldi ja selgitame vastava töötlemise tingimusi. Privaatsuspoliitikaga tutvumine ei tähenda nõusoleku andmist.

Me ei tee automatiseeritud otsuseid ega profiilianalüüsi.

4. Kui kaua isikuandmeid säilitame

Säilitame isikuandmeid üksnes nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi saavutamiseks, seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks või õigusnõuete esitamiseks ja kaitsmiseks.

Hinnapäringud, mis ei viinud lepinguni

Päringut, sellega seotud kirjavahetust ja lähteandmete faile säilitame kuni 3 aastat viimasest sisulisest suhtlusest vastava päringu teemal.

Kui andmed muutuvad varem ebavajalikuks, kustutame need varem.

Lepingud ja projektidokumentatsioon

Lepinguid ja projektidokumentatsiooni säilitame lepingu täitmise ajal ning pärast seda kohaldatavate säilitamiskohustuste täitmiseks ja võimalike õigusnõuete esitamiseks või kaitsmiseks vajalikus ulatuses.

Säilitamisaja määramisel arvestame:

• dokumendi liiki ja selle vajalikkust tehtud töö või kokkuleppe tõendamiseks;
• töö üleandmise ja vastuvõtmise aega;
• kohaldatavaid õigusnõuete aegumistähtaegu;
• lepinguliste kohustuste ja vastutuse kestust;
• seadusest tulenevaid säilitamiskohustusi.

Tööversioone ja dubleerivaid materjale ei säilitata üksnes põhjusel, et lõplik projektidokumentatsioon kuulub säilitamisele.

Raamatupidamisdokumendid

Raamatupidamise algdokumente säilitame 7 aastat selle majandusaasta lõpust, mil vastav majandustehing raamatupidamisregistris kirjendati.

Muid raamatupidamise seisukohalt vajalikke dokumente säilitame raamatupidamise seaduse §-s 12 sätestatud tähtaegadel.

Kirjavahetus

Üldist kirjavahetust säilitame kuni 2 aastat pärast vastava suhtluse lõppemist.

Hinnapäringuga seotud kirjavahetusele kohaldame hinnapäringu säilitamistähtaega. Lepingu täitmist, projektlahendusi ja kooskõlastusi tõendavat kirjavahetust säilitame koos vastava lepingu või projektidokumentatsiooniga.

Veebiserveri tehnilised logid

Tehnilisi logisid säilitatakse kuni 1 aasta turvalisuse tagamiseks ja rünnete analüüsiks.

Turvaintsidendiga seotud vajalikke logiväljavõtteid võidakse säilitada kauem, kui see on vajalik intsidendi uurimiseks või seotud õigusnõuete esitamiseks ja kaitsmiseks.

Vaidlused, kustutamine ja varukoopiad

Vaidluse korral säilitame selle lahendamiseks vajalikud andmed kuni vaidluse lõpliku lahendamiseni ning vajaduse korral sellele järgneva nõude täitmiseks vajaliku aja jooksul. See ei tähenda kõigi kliendiga seotud andmete automaatset pikemaajalist säilitamist.

Säilitamisvajaduse lõppemisel kustutame isikuandmed või anonüümime need pöördumatult. Säilitamistähtajad kehtivad ka arhiivis hoitavatele andmetele.

Varukoopiates sisalduvad kustutatud andmed eemaldatakse varukoopiate uuendamise tsükli jooksul, hiljemalt 90 päeva möödudes. Kui andmeid taastatakse varukoopiast, kustutame uuesti need andmed, mille säilitamistähtaeg on vahepeal möödunud.

5. Kellega isikuandmeid jagame

Me ei müü ega rendi isikuandmeid.

Teenusepakkujad

Kasutame Eestis asuvat veebimajutust, Microsoft 365 teenuseid (e-post, OneDrive, SharePoint) ning Dropboxi pilvesalvestust ja varundust. Projektidokumentatsiooni säilitame ettevõtte sisemistes infosüsteemides ja nimetatud pilveteenustes.

Teenusepakkujatele võimaldame juurdepääsu isikuandmetele ainult nende ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses. Meie nimel andmeid töötlevate teenusepakkujatega sõlmime nõuetekohased andmetöötluse kokkulepped.

Raamatupidamisteenust osutab väline raamatupidaja, kellele edastame arvete, lepingute ja maksetega seotud dokumente raamatupidamise seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks. Muid teenusepakkujaid, kellel oleks juurdepääs isikuandmetele, me ei kasuta.

Projektiosalised

Projekti korraldamiseks võime vajalikus ulatuses edastada kontaktandmeid ja projektiga seotud teavet tellijale, peaprojekteerijale, teistele projekteerijatele, ehitajale või järelevalve teostajale.

Sõltuvalt oma rollist võivad need osalised tegutseda iseseisvate vastutavate töötlejatena.

Asutused ja nõustajad

Seadusest tuleneva kohustuse korral edastame andmeid pädevatele asutustele.

Õigusnõuete esitamiseks või kaitsmiseks võime vajalikus ulatuses jagada andmeid õigusnõustajate, kindlustusandjate või kohtuga, kui selleks on õiguslik alus.

6. Andmete töötlemise asukoht ja rahvusvaheline edastamine

Veebimajutus asub Eestis. Microsoft 365 teenuste puhul salvestatakse andmed Euroopa Liidus asuvates andmekeskustes; Microsoft võib piiratud ulatuses, näiteks tugiteenuste osutamisel, töödelda andmeid ka väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. Dropboxi puhul võidakse andmeid töödelda Ameerika Ühendriikides.

Edastamine Ameerika Ühendriikidesse põhineb Euroopa Komisjoni piisavusotsusel EL–USA andmekaitseraamistiku (Data Privacy Framework) alusel, mille raames on nii Microsoft kui ka Dropbox sertifitseeritud, ning täiendavalt Euroopa Komisjoni kinnitatud lepingu tüüptingimustel.

Lisateavet rahvusvahelise edastamise ja kohaldatavate kaitsemeetmete kohta, sealhulgas nende koopia, saab küsida aadressilt info@virtex.ee.

7. Küpsised ja veebilehe tehnoloogiad

Meie veebileht ei kasuta küpsiseid ega muid sarnaseid tehnoloogiaid kasutaja seadmesse teabe salvestamiseks või seal salvestatud teabele juurdepääsemiseks.

Veebilehel ei kasutata Google Analyticsit ega muid analüütika- või turundusjälgimise teenuseid. Samuti ei ole veebilehele lisatud kaarditeenuseid, CAPTCHA-t ega päringu- või kontaktivorme.

Kuna veebileht ei kasuta nõusolekut vajavaid küpsiseid ega sarnaseid tehnoloogiaid, ei kuvata küpsiste nõusolekubännerit.

Veebimajutusega seotud tehniliste logide töötlemist kirjeldame selle privaatsuspoliitika punktides 2–4.

8. Sinu õigused

GDPR-is sätestatud tingimustel ja ulatuses on sul järgmised õigused:

• Õigus saada teavet ja tutvuda andmetega. Võid küsida, kas ja kuidas sinu isikuandmeid töötleme, ning saada oma isikuandmetest koopia.
• Õigus andmete parandamisele. Võid nõuda ebaõigete andmete parandamist ja puudulike andmete täiendamist.
• Õigus andmete kustutamisele. Võid nõuda andmete kustutamist, kui esineb GDPR-is sätestatud alus.
• Õigus töötlemise piiramisele. Võid nõuda töötlemise piiramist näiteks andmete õigsuse või töötlemise õiguspärasuse kontrollimise ajaks, kui selleks on õiguslikud eeldused.
• Õigus esitada vastuväide. Võid oma konkreetsest olukorrast lähtudes esitada vastuväite õigustatud huvil põhinevale töötlemisele. Sellisel juhul lõpetame töötlemise, välja arvatud juhul, kui meil on selle jätkamiseks GDPR-is sätestatud ülekaalukas alus või andmeid on vaja õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks.
• Õigus andmete ülekandmisele. Kui töötlemine põhineb nõusolekul või lepingul ja toimub automatiseeritult, võid saada enda esitatud andmed struktureeritud, üldkasutatavas ja masinloetavas vormingus. Tehnilise võimaluse korral võid nõuda nende edastamist otse teisele vastutavale töötlejale.
• Õigus nõusolek tagasi võtta. Kui töötlemine põhineb nõusolekul, võid selle igal ajal tagasi võtta. Tagasivõtmine ei mõjuta enne seda toimunud töötlemise seaduslikkust.

Taotluse esitamine ja vastamise tähtaeg

Õiguste kasutamiseks kirjuta aadressil info@virtex.ee.

Põhjendatud kahtluse korral võime küsida sinu isikusamasuse kinnitamiseks vajalikku lisateavet. Küsime üksnes selleks proportsionaalselt vajalikke andmeid.

Vastame põhjendamatu viivituseta, hiljemalt ühe kuu jooksul taotluse saamisest. Taotluse keerukust ja taotluste hulka arvestades võime GDPR-is lubatud juhtudel pikendada tähtaega kuni kahe kuu võrra. Pikendamisest ja selle põhjustest teatame esimese kuu jooksul.

Õigused ei ole absoluutsed. Näiteks ei saa me kustutada andmeid, mida peame säilitama seadusest tulenevalt. Kui taotlust täielikult või osaliselt ei rahuldata, selgitame selle põhjuseid.

Kaebuse esitamine

Kui leiad, et sinu isikuandmete töötlemine rikub andmekaitsenõudeid, on sul õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile: www.aki.ee.

Samuti on sul õigus pöörduda kohtusse.

9. Andmete turvalisus

Rakendame isikuandmete kaitseks töötlemise laadile ja riskidele vastavaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid. Nende eesmärk on kaitsta andmeid loata juurdepääsu, avalikustamise, muutmise, juhusliku hävimise ja kaotsimineku eest.

Juurdepääsu isikuandmetele võimaldame üksnes volitatud isikutele nende ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

10. Privaatsuspoliitika muudatused

Võime privaatsuspoliitikat ajakohastada, kui muutuvad meie teenused, andmetöötlus või õiguslikud nõuded.

Kehtiv versioon on avaldatud sellel veebilehel koos jõustumise kuupäevaga. Olulistest muudatustest teavitame asjakohasel viisil.

Kui muudatus eeldab täiendavat teavitamist või nõusoleku küsimist, teeme seda enne vastava töötlemise alustamist.